Впечатление от поставщика часто определяется последним событием: быстрой отгрузкой или задержкой важной детали. Для закупок полезнее собирать одинаковые данные по завершённым заказам. Тогда решение о дальнейшем сотрудничестве опирается на повторяемые результаты.
Согласуйте определения показателей
Решите, что считается выполнением: отгрузка со склада или получение у вас. Зафиксируйте, какой срок сравнивается с фактом: первоначальный подтверждённый или согласованный после изменения клиентом. Без этих правил одна и та же поставка может выглядеть своевременной в двух отчётах с разным смыслом.
Определите единицу анализа: заказ целиком, строка или отдельная штука. Для комплекта под ремонт полезна готовность всей поставки, а для большого пополнения склада — исполнение строк. Не смешивайте единицы в одном проценте.
Начните с небольшого набора данных
Записывайте подтверждённый состав, согласованную дату, фактическое получение, отменённые позиции и расхождения. Отдельно фиксируйте изменения по инициативе клиента. Для обращения по качеству полезны дата регистрации, следующий согласованный шаг и результат, без преждевременного вывода о виновной стороне.
Простой показатель своевременности можно считать как долю поставок, полученных к подтверждённой дате, среди поставок с наступившим сроком. Рядом показывайте количество наблюдений. Процент по двум заказам нельзя оценивать так же уверенно, как по длительной истории сопоставимых поставок.
Сравнивайте похожие условия
Разделяйте регулярные складские позиции, редкие заказы и срочные доставки. Поставщики с разным составом заявок работают в разных условиях. Если один получает только сложные позиции, прямое сравнение общего процента отмен будет малоинформативным.
Цена остаётся частью оценки, но её нужно сопоставлять с одинаковыми артикулами, количеством и условиями получения. Не делайте единую оценку из несопоставимых чисел без объяснения, как она рассчитана и для какой закупочной задачи нужна.
Переводите результат в действие
Обсудите повторяющиеся отклонения с поставщиком на конкретных примерах. Укажите заказ, согласованные условия, фактический результат и требуемое изменение процесса. Это полезнее общей претензии «часто подводите».
По итогам можно изменить график заказов, порядок подтверждения, долю отдельных категорий или список резервных источников. Назначьте дату повторной оценки. Показатели имеют смысл, когда помогают выбрать условия следующей поставки и проверить, стало ли исполнение соответствовать договорённостям.
Сопоставляйте похожие поставки по одинаковым определениям показателей и показывайте объём наблюдений.
